Ritregistratie voor het MKB
Iedere rit binnen jouw zakelijke wagenpark heeft invloed op de hoogte van de belasting die je moet betalen. Wanneer je zorgt voor een kloppende registratie van deze ritten bespaart dat je veel kosten.
Hoe ziet dit er in de praktijk uit?
Marcel, de eigenaar van een bouwbedrijf, heeft een vloot van twintig bestelwagens. Hij begint zich te realiseren dat hij tegen een aantal problemen aanloopt met het bijhouden van een sluitende ritregistratie.
Uitdagingen
Een groot struikelblok is het bijhouden van alle benodigde informatie, zoals:
Datum van de rit
Start- en eindpunt van de rit
Afgelegde kilometers
Karakter van de rit: privé of zakelijk
Nog niet geïnvesteerd in een ritregistratiesysteem…
Het bedrijf van Marcel heeft nog niet geïnvesteerd in een ritregistratiesysteem, dus alle administratie wordt handmatig bijgehouden. Terwijl Marcel weet dat iedere rit invloed heeft op de belasting die hij moet betalen. Het is essentieel voor hem om elke rit nauwkeurig te registreren voor een correcte verrekening. Echter, door de drukte en het gebrek aan een goed georganiseerd systeem, komt Marcel erachter dat niet alle werknemers hun ritten consequent en volledig registreren.
Ondanks zijn verwoede pogingen om de ritregistratie van zijn bedrijf op orde te houden, merkt Marcel ook dat de Belastingdienst de ritregistratie zeer actief controleert. Elke fout of onnauwkeurigheid kan leiden tot serieuze boetes of naheffingen. Dit levert hem spanning en stress op, terwijl hij al zo druk is met het runnen van zijn bedrijf.
Herken je het verhaal van Marcel? Dan is het tijd voor actie!
Laat een van onze experts vrijblijvend met je meekijken om zeker te weten dat jij alles rondom je ritregistratie optimaal hebt geregeld.
Over ons
Ritregistratie.nl helpt MKB met ritregistratie
We weten exact wat er komt kijken bij het implementeren van een ritregistratiesysteem en wat de gevolgen zijn als je dat niet op de juiste manier doet. Daarom hebben we alle informatie verzameld op een overzichtelijke website.
Veelgestelde vragen over ritregistratie voor MKB
Hoe kies ik het juiste ritregistratiesysteem?
Het aanbod van ritregistratiesystemen is groot. We adviseren je om altijd te kiezen voor een systeem met keurmerk ritregistratiesystemen, want dan weet je zeker dat het voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en aan de strengste regels met betrekking tot privacy.
Canbus of GPS-gebaseerde kilometerstand?
Canbus geniet de voorkeur, zodat je geen kalibraties nodig hebt. Dat betekent minder handelingen dan bij een GPS-gebaseerde kilometerstand. Ook een ritregistratiesysteem kan kapotgaan, waardoor data niet binnenkomt. Dan moet je de optie hebben om ritten handmatig toe te voegen.
Welke gegevens moeten er in een sluitende ritregistratie staan?
- Merk, type en kenteken van het voertuig
- Periode van gebruik van het voertuig
De ritgegevens:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertek- en aankomstadres
- Route
- Doel van de rit
- Privé of zakelijke karakter van de rit
Wat houdt het keurmerk ritregistratiesystemen in?
Het keurmerk ritregistratiesystemen (KRSS) is de enige onafhankelijke branchestandaard voor ritregistratiesystemen die een 100% sluitende ritregistratie oplevert voor fiscale toepassingen. Je kunt hier nagaan of een ritregistratiesysteem het keurmerk heeft.
Hoe informeer ik medewerkers over het ritregistratiesysteem?
We adviseren je om transparant te zijn over het gebruik van een ritregistratiesysteem. De inzet van een dergelijk systeem is juist voordelig voor je medewerkers. Zij hoeven geen handmatige ritten meer bij te houden, wat tijd en frustratie scheelt.
Wat moet ik aanleveren bij de belastingdienst?
Wanneer een inspecteur vraagt om de sluitende ritregistratie dan dien je het XAR XML Audifile Ritregistratie te overhandigen. Alle partijen die voldoen aan het keurmerk ritregistratiesystemen kunnen dit bestand genereren vanuit het platform dat ze faciliteren. Het is een blueprint van alle ritten die zijn gemaakt, ook alle mutaties. Het bestand is dus niet manipuleerbaar.
Wat kan je verwachten van een controle van de Belastingdienst?
Als de Belastingdienst je ritregistratie gaat controleren, dan krijg je daar een vooraankondiging van. Je wordt gevraagd om je volledige ritregistratie te overleggen. De Belastingdienst zal controleren of de ritregistratie consistent en nauwkeurig is bijgehouden. Ze kijken of de gegevens logisch en aannemelijk zijn en of ze overeenkomen met de beschikbare gegevens, zoals tankbonnen, agenda’s en parkeergegevens. Een belangrijk aspect van de controle is het verifiëren dat het voertuig niet meer dan 500 kilometer per jaar privé wordt gebruikt, tenzij er bijtelling wordt betaald. De Belastingdienst zal dan ook nauwkeurig kijken naar de aard van de ritten.
Als de Belastingdienst fouten of onregelmatigheden vindt, kan dit leiden tot fiscale gevolgen. Dit kan variëren van een naheffing van de bijtelling tot boetes. In ernstige gevallen kan dit zelfs leiden tot juridische stappen.
Hoe hoog is de boete van de Belastingdienst bij een niet sluitende ritadministratie?
De hoogte van de boetes die je kunt krijgen bij onjuiste of onvolledige ritregistratie hangt af van de aard en ernst van de overtreding. Als bijvoorbeeld blijkt dat er meer dan 500 privékilometers met een zakelijke auto is gereden en er geen bijtelling is betaald, kan de Belastingdienst alsnog de bijtelling opleggen over de periode waarin het privégebruik plaatsvond.
Voldoe je niet of niet tijdig aan administratieve verplichtingen, zoals het correct bijhouden van een ritregistratie? Dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Deze boete kan al snel oplopen tot enkele honderden euro’s. Is er sprake van opzet bij het niet correct bijhouden van de ritregistratie? Dan kan de Belastingdienst een vergrijpboete opleggen. Deze boete kan oplopen tot aanzienlijke bedragen, soms tot 100% van de verschuldigde belasting.
Naast de boetes kan de Belastingdienst ook correcties toepassen op de belastingaangifte, wat kan leiden tot nabetalingen van belasting, soms met rente.